-= English version of the terms of use below =-

Nutzungsbedingungen BBB

Nutzung der Videokonferenzsoftware „BigBlueButton“

Die Nutzung von BigBlueButton ist für Beschäftigte nur für dienstliche Zwecke und für die Ausübung Ihrer Tätigkeit für OFFIS e.V. vorgesehen.

Mögliche Rollen in BigBlueButton

Innerhalb von BigBlueButton werden drei verschiedene Rollen unterschieden:

• Präsentator/In: Es ist ein Präsentator bzw. eine Präsentatorin pro Konferenz möglich, diese/r kontrolliert die angezeigte Präsentation oder Screenshares und kann Umfragen durchführen sowie Videos (bspw. von YouTube) einbinden. Ebenso kann er/sie die aktuell angezeigte Folie als Whiteboard freigeben. Die Präsentator-Rolle kann jederzeit neu verteilt werden.
• Moderator/In: Ein Moderator bzw. eine Moderatorin kann teilnehmende Personen stumm schalten, die Stummschaltung aufheben, teilnehmende Personen aus der Konferenz entfernen oder ihnen die Präsentator-Rolle und die Moderatorenrolle geben.
• Teilnehmer/In: Teilnehmende Personen können einer Konferenz folgen, am Chat teilnehmen, sich per Audio- oder Videokanal an der Konferenz beteiligen und an Umfragen teilnehmen. Teilnehmende Personen können nicht die angezeigte Präsentation beeinflussen.

Diese Rollen können jederzeit neu verteilt werden, bitte achten Sie darauf, den teilnehmenden Personen nur die Rechte einzuräumen, die sie tatsächlich benötigen.

Einrichten von virtuellen Videokonferenzräume in BigBlueButton

Das Anlegen von Videokonferenzen, Online-Meetings oder Webinaren ist auf Beschäftigte des OFFIS beschränkt und erfordert eine Registrierung mit einem OFFIS-Account (Zugangskennung) und zugehörigem Passwort. Bitte schützen Sie diese Zugangsdaten und geben sie nicht an Dritte weiter. Die Bezeichnung eines Raumes darf keine personenbezogenen Daten beinhalten.

Konferenzräume können mittels Zugangscodes geschützt werden. Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit, um zu verhindern, dass unberechtigte Teilnehmer und Teilnehmerinnen an Ihrer Konferenz teilnehmen. Bitte beachten Sie auch, dass Sie den Raum so einrichten, dass andere Personen nur nach Freigabe durch den Moderator den Raum betreten dürfen oder richten Sie den Raum passwortgeschützt ein.

Konferenzräume können nur genutzt werden, wenn der Organisator bzw. die Organisatorin die Konferenz gestartet hat. Bitte vermeiden Sie dauerhaft geöffnete Konferenzräume, um die Auslastung des Servers möglichst gering zu halten.

Bei größeren Videokonferenzen mit über 50 Teilnehmern bzw. Teilnehmerinnen halten Sie bitte Rücksprache mit servicedesk(at)offis.de.

Einladung externer Teilnehmer und Teilnehmerinnen

Externe Teilnehmer und Teilnehmerinnen dürfen ausschließlich über einen Link, der von dem Organisator bzw. der Organisatorin der Videokonferenz an die teilnehmden Personen verschickt wird, zu einer Videokonferenz, ein Online-Meeting oder ein Webinar eingeladen werden. Das Generieren eines Einmal-Passworts ist bei einer Einladung externer Teilnehmer und Teilnehmerinnen zwingend erforderlich und stets zu beachten.

Bitte beachten Sie, dass BigBlueButton insbesondere für den internen Gebrauch gedacht ist und Externe nur in besonderen Ausnahmefällen eingeladen werden sollen, soweit dieses für die Projektarbeit erforderlich ist. Anderseits kann die Nutzbarkeit von BigBlueButton aufgrund der Auslastung des Dienstes erheblich eingeschränkt sein.

Einhaltung geltender Rechtsvorschriften

Nutzerinnen und Nutzer dürfen bei der Nutzung von BigBlueButton nicht gegen geltende Rechtsvorschriften verstoßen. Insbesondere haben Sie

• das Urheberrecht einzuhalten und präsentierte Materialien, die nicht explizit für die bestimmte Nutzungen freigegeben wurden, nur für diese konkret bestimmten Zwecke zu verwenden. Sie dürfen urheberrechtlich geschützte Materialien, Markenzeichen oder durch andere Öffentlichkeitsrechte oder Eigentumsrechte geschützte Informationen ohne das vorherige schriftliche Einverständnis des Inhabers bzw. Inhaberin solcher Eigentumsrechte nicht auf irgendeine Weise veröffentlichen, verändern, verbreiten oder vervielfältigen;
• über BigBlueButton keine rechts- oder sittenwidrigen Inhalte zu verbreiten;
• jegliche Werbe- oder Marketingaktivitäten in BigBlueButton zu unterlassen;
• die Privatsphäre anderer zu respektieren und keine belästigenden, verleumderischen oder bedrohenden zu verbreiten; 
• Aktivitäten zu unterlassen, die  die Dienste oder Server oder Netzwerke, die mit den Diensten oder den Sicherheitssystemen des OFFIS verbunden sind, beschädigen, unterbrechen, überlasten, stören oder auf andere Weise beeinflussen oder schädigen könnte;
• keine personenbezogenen Daten, von denen sie im Rahmen der BigBlueButton-Nutzung Kenntnis erlangen, zu veröffentlichen oder an Dritte weiterzugeben; 
• das Mitschneiden einer Videokonferenz über BigBlueButton - auch für private Zwecke – zu unterlassen. Nur der Organisator bzw. die Organisatorin darf eine Aufzeichnung veranlassen und muss dies vorab allen Teilnehmenden mitteilen und deren Einwilligungen einholen (siehe auch Punkt „Aufzeichnungen“).

Nutzerinnen und Nutzer können für eventuelle Schäden, die durch Verstöße gegen geltende Rechtsvorschriften haftbar gemacht werden.

Beschäftigte haben zudem die Bestimmungen der „Nutzung der OFFIS-Ressourcen“ zu beachten.

Datenschutz

Der Datenschutz ist bei der Nutzung von BigBlueButton stets zu beachten. Insbesondere der Organisator bzw. die Organisatorin einer Videokonferenzen hat bei der Nutzung von Daten die geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Sie dürfen daher nur die für das jeweilige Szenario notwendigen personenbezogenen Daten verarbeiten und diese für keine anderen Zwecke verwenden. Sollten sie Ihren Bildschirm während einer virtuellen Koferenz teilen wollen, überlegen Sie, ob Sie vorher etwaige persönliche Informationen wie Icons auf dem Desktop, Browserverlauf bei der Sucheingabe oder Lesezeichen-Menüleisten ausblenden bzw. löschen möchten.

Nähere Informationen zum Datenschutz in BigBlueButton entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung und den Informationen gem. Art. 13 DSGVO.

Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungsfunktion ist im OFFIS derzeit deaktiviert.

Sollte sich dieses ändern, dürfen Sie Videokonferenzen nur dann aufzeichnen, wenn Sie als Organisator bzw. Organisatorin ausschließlich sich selbst aufzeichnen, d.h. sämtliche Kameras und Mikrofone der teilnehmenden Personen ausgeschaltet sind, oder wenn alle teilnehmenden Personen in die Aufzeichnung und den damit verbundenen Zweck explizit eingewilligt haben.  Alle teilnehmednen Personen besitzen ein „Recht am eigenen Bild“ ebenso wie an den eigenen sprachlichen Äußerungen.

Allgemeine Nutzungshinweise

• Technische Voraussetzungen für die Nutzung von BigBlueButton ist ein PC bzw. ein Laptop mit einem einfachen Headset (Kopfhörer mit Mikrofon), andernfalls besteht die Gefahr einer Rückkopplung bzw. einer doppelten Tonübertragung sowie eine Internetverbindung (16MBit).
• Beim Herstellen der Mikrofonverbindung führen Sie bitte unbedingt den Echotest vollständig durch (Headset muss eingesteckt sein).
• Empfehlenswert ist es, dass Sie vorab den Browser (Firefox oder Chrome, andere Browser werden nicht unterstützt) in zwei Fenstern öffnen, um parallel zur Videokonferenz Dokumente und E-Mails abrufen zu können.
• Bitte achten Sie darauf, vor einer Videokonferenz gegebenenfalls Ihre VPN-Verbindung mit dem OFFIS-Netz zu trennen. Sie sparen damit wertvolle Bandbreite und steigern die Audio- und Videoqualität Ihrer Konferenz.
• Bitte geben Sie in BigBlueButton zuerst den Nachnamen und dann den Vornamen ein.
• Bei der Kameraverbindung wählen Sie bitte „Low Quality“.
• Die Kamera sollten Sie bitte nur nach Aufforderung der Versammlungsleitung zu Beginn der Sitzung einschalten, nach der Begrüßung bitte ausschalten und nur dann aktivieren, wenn Sie ein längeres Statement abgeben möchten. 
• Das Mikrofon aktivieren Sie bitte nur dann, wenn Sie sprechen möchten.
• Die Anmeldung von Redebeiträgen und Fragen können Sie durch einen Eintrag in den Chat ankündigen, die Versammlungsleitung erteilt Ihnen dann das Wort.
• Bei einem kurzfristigen Verlassen der Sitzung wählen Sie bitte „Abmelden“ und nicht die „Konferenz beenden“.
• Falls Probleme mit dem Datenvolumen Ihrer Internetverbindung auftreten sollten, können Sie über „Datenvolumeneinsparung“ und „Einstellungen“ (anwählbar über die drei Punkte rechts oben) Webcams und Bildschirmfreigabe deaktivieren.

Ansprechpartner und Hilfe

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an:

servicedesk(at)offis.de

Teilen Sie uns bitte kurz Ihr Problem mit, wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden! Bitte nennen Sie uns auch eine Telefonnummer, damit wir Sie bei Bedarf telefonisch erreichen können.

 

Using the “BigBlueButton” video conferencing software

BigBlueButton is intended to be used by employees for official purposes only and for carrying out their duties for OFFIS e.V.

Possible roles in BigBlueButton:

Within BigBlueButton, we differentiate between three different roles:

• Presenter: You can have one presenter per conference. This person monitors the displayed presentation or screenshares and can carry out surveys and integrate videos (e.g. from YouTube). They can also release the slide that is currently displayed for use as a whiteboard. The presenter role can be reassigned at any time.
• Moderator: A moderator can mute participants, unmute them, remove participants from the conference or assign to them the presenter and moderator roles.
• Participant: Participants can follow a conference, take part in the chat, participate in the conference via the audio or video channels and participate in surveys. Participants cannot influence the presentation shown.

These roles can be reassigned at any time. Please ensure you only give the participants the rights that they actually require.

Setting up virtual video conferencing rooms in BigBlueButton

The creation of video conferences, online meetings or webinars is restricted to OFFIS employees and requires registration with an OFFIS account (access identification) and the related password. Please keep this access data safe and do not pass it to third parties. The room designation must not contain any personal data.

Conference rooms can be protected using access codes. Please use this option to prevent unauthorised participants from joining your conference. Please also ensure that you set up the room so that other persons can only access once this has been approved by the moderator, or set up password protection for the room.

Conference rooms can only be used if the organiser has started the conference. Please avoid conference rooms which are permanently open to prevent the burden on the servers as much as possible.

For larger video conferences with over 50 participants, please consult servicedesk(at)offis.de.

Inviting external participants

External participants may only be invited to a video conference, online meeting or webinar via a link which was sent from the organiser of the video conference to the participants. You must generate a one-time password when inviting external participants, and this must always be observed.

Please be aware that BigBlueButton was designed in particular for internal use and that external parties should only be invited in exceptional circumstances if this is necessary for the project work. On the other hand, the usability of BigBlueButton can be significantly limited because of the utilisation of the system.

Complying with legal requirements

Users must not violate applicable legal regulations when using BigBlueButton. In particular, you must

• adhere to copyright law and only use presented materials which have not been approved explicitly for the intended use for these specific purposes. You must not publish, modify, distribute or reproduce materials protected by copyright, trademarks or information protected by other public or property rights in any way without the prior written permission of the owner of such property rights;
• not disseminate any unlawful or immoral contents via BigBlueButton;
• refrain from any advertising or marketing activities in BigBlueButton;
• respect the privacy of other people and not spread any harassing, slanderous or threatening content; 
• refrain from activities which could impair, interrupt, overload or otherwise influence or damage the services or servers or networks which are connected with the OFFIS services or security systems;
• not publish or pass on any personal data of which you have obtained knowledge by using BigBlueButton; 
• refrain from recording a video conference via BigBlueButton, even for private purposes. Only the organiser may arrange a recording, and this must be communicated to all participants in advance, and their consent must be obtained (see also “Recordings”).

Users can be made liable for any damage which is caused by violations against the applicable legal regulations.

Employees must also observe the “Use of OFFIS resources” provisions.

Data protection

Data protection must always be observed when using BigBlueButton. The organiser of a video conference in particular must observe the applicable data protection regulations when using data. For this reason, they may only process the personal data required for the respective scenario and must not use this for any other purposes. If you wish to share your screen during a virtual conference, think about whether you would like to remove or hide any personal information such as icons from your desktop, browser history when entering search terms or any bookmarks and menu bars.

You can find more information about data protection in BigBlueButton in our privacy policy and the information according to Art. 13 GDPR.

Recordings

The recording function is currently deactivated in OFFIS.

If this should change, you should only record video conferences if you, the organiser, are only recording yourself, meaning that all cameras and microphones of the participants are switched off, or if all participants have explicitly consented to the recording and its related purpose.  All participants have the “Right to their own image”, as well as their own verbal expressions.

General information for use

• The technical requirements for using BigBlueButton are a PC or laptop with a simple headset (headphones with mic), otherwise there is a risk of acoustic feedback or doubled audio transmission, and an internet connection (16 Mbit).
• When connecting the mic, please be sure to carry out the echo test completely (headset must be plugged in).
• We recommend that you open the browser (Firefox or Chrome, other browsers are not supported) in two windows in advance so that you can retrieve video conference documents and emails at the same time.
• Please be sure to disconnect your VPN connection with the OFFIS network before a video conference, if applicable. This will save valuable bandwidth and improve the audio and video quality of your conference.
• Please enter your surname first and then your first name into BigBlueButton.
• When connecting your camera, please select “Low Quality”.
• Please only switch on your camera once asked to do so by the chair of the meeting. After the greeting, please switch it off and only activate it again if you would like to make a longer statement. 
• Please only activate your mic if you would like to speak.
• You can announce any speeches and questions by making an entry in the chat, the chair of the meeting will then let you speak.
• If you must leave the meeting at short notice, please click on “Log out” and not “End conference”.
• If you experience problems with the data volume of your internet connection, you can deactivate webcams and screen approval via “Save data volume” and “Settings” (can be selected via the three dots at the top right).

Points of contact and help

In case of technical problems, please contact:

servicedesk(at)offis.de

Please describe your problem briefly, we will get in touch with you as quickly as possible! Please also state a phone number that we use to reach you if necessary.